Wer kennt es nicht: Es wird zu einem Meeting zusammengetrommelt und aus allen Ecken des Unternehmens kommt man im Meetingraum zusammen. Getränke, Kekse, Kaffee stehen (hoffentlich schon) bereit. Während man noch auf die letzten Nachzügler wartet, wählen sich per Web Meeting App die Remote-Teilnehmer*innen ein. Bis das Meeting starten kann, sind meist schon 5-10 Minuten vergangen und bei technischen Problemen mit externen Personen dauert es sogar noch länger bis ein Meeting endlich starten kann.
Die Gruppe vor Ort sitzt gemeinsam in einem Raum, man sieht sich, man hört sich, man kann sich direkt ansprechen und aufzeigen, dass man etwas sagen möchte. Doch nicht immer sind alle an einem Ort verfügbar und bei sehr vielen Meetings sind Remote-Mitarbeiter*innen mit dabei. Sich per Skype oder Telefon in einen Meetingraum mit Meeting-Spindel einwählen ist aber so ziemlich das Schlimmste, was man externen Teilnehmer*innen antun kann:
Qualität des Sounds
Die Remote-Teilnehmer*innen können sich untereinander über ein Headset hervorragend verständigen. Ist man nicht am sprechen, stellt man sich schnell auf stumm und belästigt andere Zuhörer nicht mit Hintergrundgeräuschen. Hingegen ist die Qualität des Sounds aus dem Meetingraum mit Telefon-Spindel sehr schlecht, da das Mikrofon ständig aktiv ist und alle Geräusche aus dem Raum mit überträgt. Ordentliche Telefonanlagen, mit denen man eine gute Sound-Qualität erreichen kann, kosten weit über 1000€.
Die Lautstärke
Als Remote-Mitarbeiter*in hört man je nach Entfernung des Sprechers zur Meeting-Spindel dessen Stimme zu laut oder zu leise. Man ist stets dabei, seine Kopfhörer oder das Telefon extrem an das Ohr zu pressen, um auf keinen Fall etwas zu verpassen. Sobald dann jedoch jemand sein Glas im Meetingraum auf den Tisch knallt, knallt es gefühlt fünfmal so laut am Telefon. Rote Ohren und Kopfschmerzen sind die Folge von langen Meetings.
Bei internationalen Meetings wird die Sache noch einmal erschwert. Ist der Sound nicht perfekt, versteht man Teilnehmer*innen noch schlechter, wenn es nicht die eigene Muttersprache ist.
Ebenso schwierig ist die Rücksichtnahme der Teilnehmer*innen vor Ort auf die Remote-Mitarbeiter*innen. Das äußert sich darin, dass mit zu leiser Stimme gesprochen wird, man zeigt Dokumente offline im Meetingraum oder beachtet nicht, dass jemand am Telefon oder Skype auch etwas sagen möchte.
Warum wählen sich nicht alle Remote ein?
In Zukunft wird sich die Anzahl an Remote-Mitarbeiter*innen in Unternehmen stark erhöhen und somit sollte man auch das Format für Besprechungen überdenken. Für eine gute interne Unternehmenskommunikation ist es wichtig, dass die Remote Mitarbeiter*innen niemals den Kontakt zum Büro verlieren. Für diejenigen, die nicht vor Ort sein können, ist es auf jeden Fall sehr fair, wenn sich auch die Mitarbeiter im Büro mit ihren Laptops/Telefon einwählen und man ein pures Web Meeting abhält.
Natürlich sind Web Meetings kein Format um Meetings im Workshop-Charakter abzuhalten, denn die persönliche Energie ist immer besser, wenn alle in einem Raum sitzen. Aber sobald Remote-Teilnehmer*innen dabei sind, sollte man wirklich überdenken, ob es nötig ist, dass 5 Leute in einem Raum vor einer Meeting-Spindel sitzen und 2-3 Leute sich per Skype oder Telefon einwählen und sie aufgrund erschwerten Bedingungen eigentlich dem Meeting nur folgen können, statt aktiv daran teilzunehmen.
Die Sound- und Videoqualität ist aus unseren Erfahrungen sehr viel besser, wenn alle Teilnehmer sich remote einwählen. Man muss dazu allerdings erwähnen, dass sich die Mitarbeiter*innen vor Ort nicht in einem Raum aufhalten können, da es sonst immer wieder zu Rückkopplungen kommen kann. Schaffen Sie also mehrere Räume in ihrem Büro, in denen sich ihre Mitarbeiter*innen für ein Web Meeting zurückziehen können. Lassen Sie große Investitionen in Meeting-Spindel und Telefon-Anlagen sein, denn ein gutes paar Kopfhörer, welches jede Mitarbeiter*in sowieso schon durch ein eigenes Mobiltelefon besitzt, ist für ein hervorragendes Web Meeting Erlebnis völlig ausreichend.
Unsere 10 App-Empfehlungen für professionelle Web Meetings
Unsere Erfahrung durch langjährige Zusammenarbeit mit Kunden hat gezeigt, dass jedes Unternehmen eine vernünftige und funktionierende Lösung für Web Meetings braucht. Ich möchte hier kurz die angesagtesten Apps 2019 vorstellen. Alle hier aufgelisteten Tools sind für den Einsatz in Ihrem Unternehmen sehr gut geeignet. Für welches Tool man sich am Ende entscheidet hängt von Feinheiten ab, wie zum Beispiel welche Funktionen besonders wichtig für Ihr Unternehmen sind und welche Kosten in der Benutzung pro Mitarbeiter anfallen.
Web Meetings mit Zoom
Die App Zoom ist nicht nur ideal für das klassische Web Meeting, sondern ist optimiert um Online Webinare, Online-Kurse, Training und Video Demonstrationen durchzuführen. Es ist also nicht nur für interne Meetings geeignet, sondern auch für ihr Sales-Team ideal, um Produkt-Touren etc. anzubieten.
Wie alle anderen Tools auch bietet es direktes Einwählen per Browser oder mobilem Gerät an. Für uns ist es immer wichtig, dass man während des Meetings in einem Chat Nachrichten, Links oder Bilder teilen kann.
Jedes Meeting kann auch aufgenommen werden und als MP4 oder M4A abgespeichert werden.
In der FREE Version kann man bereits viele Funktionen nutzen. Für den Einsatz im Unternehmen empfehlen wir jedoch die PRO oder Business Version.
Microsoft Teams für Videokonferenzen
Microsoft's Antwort auf Slack, Google Hangouts und co. ist Microsoft Teams. Microsoft hat das Produkt als zentrales Kommunikations-Hub in Office 365 implementiert. Es ersetzt Skype For Business und ich vermute alle sind darüber glücklich. (Ich persönlich fand Skype nie ansprechend und benutzbar als professionelles Web Meeting Tool.)
Wie auch bei Zoom gibt es die Möglichkeit zu chatten, Dokumente und Bilder auszutauschen und die Sessions ebenso aufzunehmen. Wer sowieso schon Office 365 benutzt, sollte sich auf jeden Fall Microsoft Teams anschauen.
Web Meetings mit Slack
Kein anderes Kollaborations-Tool ist so erfolgreich wie Slack. Seit Beginn an wird bei Slack auf eine nutzerzentrierte Entwicklung gesetzt. Die Gründer haben am Anfang sogar noch selbst die Nutzer um Feedback gebeten und dieses verarbeitet. Heute ist Slack zu einem Giganten herangewachsen. Mit mehr als 10 Millionen täglich aktiven Nutzern ist es DAS Tool für Team Kollaboration.
Besonders hervorzuheben ist die Detailverliebtheit in das Design, der schnelle Kundensupport und die zahllosen Integrationen, die man mit ein paar Klicks zu seinem Slack-Channel hinzufügen kann.
Nextcloud Talk als Konferenzlösung
Wir haben Nextcloud Talk noch nicht selbst getestet, aber die Erfahrungen von Anderen scheinen recht gut zu sein. Wie bei allen anderen Tools auch, gibt es Möglichkeit Sprach-, Video- und Gruppen-Meetings abzuhalten. Eingeladene Personen können auch direkt per Link über den Browser teilnehmen.
Einige Nutzer*innen haben sich jedoch beschwert, dass die Anwendung sehr CPU intensiv ist, sobald sich über WebRTC mehrere Teilnehmer*innen in einem Meeting befinden.
Web Meetings mit WebEx
Wer in einem oder mit einem Großunternehmen arbeitet, ist bestimmt schon eimal über Cisco WebEx gestolpert. WebEx ist ein robustes Videokonferenz-Tool und erlaubt Meetings bis zu 1000 Teilnehmer*innen.
Es lassen sich externe VoIP Services integrieren und als Benutzer*in muss man keine Anwendung installieren, um an einem Meeting teilzunehmen. Einwahl über das Internet oder Telefon ist möglich.
Allerdings ist WebEx nicht ganz so günstig wie die anderen vorgestellten Apps. Die Zielgruppe sind primär größere Unternehmen. Unsere Erfahrung mit WebEx-Meetings waren bisher immer sehr gut und wir können es ebenfalls als robustes Tool empfehlen.
Kostenlose Videokonferenz mit Google Hangouts
Methode: Einfach! Jeder hat einen Google Account, fast jeder war schon einmal zu einem Hangout eingeladen. Die sehr gute Qualität des Sounds hat mich jedes Mal beeindruckt. Als Problem bei diesem Service sehe ich, dass man einen weiteren Google Account für das Unternehmen braucht, da man sonst seine privaten Kontakte mit denen aus dem professionellen Umfeld vermischt.
Wir mussten auch feststellen, dass man für Google Hangouts eine wirklich sehr gute und stabile Internetverbindung benötigt.
Video-Meetings mit Google Meet
Google Meet ist die Business-Variante der Google Hangouts. Erstellung von vorab geplanten Meetings, Kalender Veranstaltungen, Link-Einladungen, Einwahl per Telefon es bleiben kaum Wünsche offen.
Bisher konnten wir ausschließlich positive Erfahrungen sammeln, wenn wir zu einem Google Meet eingeladen worden sind.
Videokonferenz mit Appear.In
Appear.in gilt wohl als das bunteste Konferenz-Tool. Es hat ein paar sehr witzige Features, die erlauben den Konferenzraum im Look-and-Feel anzupassen. Das lockert auf jeden Fall das Meeting auf und während man auf andere Teilnehmer*innen wartet, kann man sich mit lustigen Stickern die Zeit vertreiben.
Neben der bunten und schönen Benutzeroberfläche lässt sich die Anwendung sehr intuitiv benutzen und neuen Benutzern*innen fällt es leicht, sich schnell zurecht zu finden. Es ist also nicht nur bunt, sondern liefert ein sauberes Produkt für den Einsatz auf professioneller Basis.
Video- und Telefonkonferenzen mit Amazon Chime
Bei zauberware nutzen wir hauptsächlich Amazon Chime. Es ist intuitiv und einfach zu benutzen und bringt alles mit, was ein Web-Meeting-Tool mitbringen muss. Durch die Zusammenarbeit mit unseren Kunden, die quer über den Globus verteilt sind, fiel die Wahl bei uns auf Amazon Chime, da die App Einwahlmöglichkeiten per Telefon von überall aus anbietet.
Wie bei allen Amazon Services entstehen die Kosten nach dem Pay-As-You-Go-Prinzip. Das ist besonders für Unternehmen interessant, bei denen nicht alle Mitarbeiter die App täglich nutzen.
Die Desktop und Mobile Apps funktionieren einwandfrei und die Sound- und Video-Qualität ist hervorragend.
Unser Wunsch-Feature an Amazon Chime: Wir wünschen uns mehr Individualisierung der App, vielleicht mit einer White-Label Lösung. Das würde bei unseren (potentiellen) Kunden einen professionelleren Eindruck hinterlassen, als das neutrale Branding von Amazon Chime.
Kostenlose Webmeetings mit Jitsi
Jitsi ist ein Projekt, welches sich jeder anschauen sollte. Es ist eine Open-Source-Videokonferenzplattform und kann auch selbst auf eigenen Servern gehosted werden. Das ist natürlich sehr interessant für Unternehmen, die besondere Datenschutzbestimmungen und Verträge mit ihren Kunden haben, bei denen Kommunikation über externe Anwendungen schlicht verboten sind.
Aber auch ohne eigenen Server lässt sich Jitsi schnell und einfach benutzen. Es gibt eine Webapplikation und mobile Apps. Die Einwahl per Telefon ist sogar auch möglich.
Warum benutzt zauberware kein Jitsi?
Wir würden das Tool so gerne benutzen, aber nicht für alle Länder werden Einwahlmöglichkeiten per Telefon angeboten. Ansonsten fiele unsere Wahl vermutlich auf Jitsi!
Die Qual der Wahl beim Thema Web-Konferenzen
Im Idealfall hat man innerhalb des Unternehmens bereits Mitarbeiter*innen die auf täglicher oder wöchentlicher Basis eine Video- / Screensharing-App untereinander oder mit ihren Kunden benutzen. Das wären die richtigen Personen, um 2-3 der oben genannten Tools auszuprobieren. Viele Apps bieten einen kostenlosen Probemonat an oder sind sogar komplett kostenlos für kleinere Teams. Wichtig ist vor allem, dass sich die Teilnerhmer*innen mit dem Tool wohl fühlen, keine Probleme in der Benutzung haben und sich die verschwendete Zeit mit technischen Problemen bei Web Meetings auf null zu reduzieren.
Bild-Quellen:
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