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Unsere Tools um erfolgreich remote zu arbeiten

Die Mitarbeiter der zauberware technologies leben an unterschiedlichen Standorten in Europa. Da unser Unternehmen die Philosophie verfolgt, dass Kompetenz nicht an einem fixen Standort physisch gebündelt werden muss, ist es auch nicht nötig, dass wir uns bei der Wahl unserer Mitarbeiter durch deren Wohnort einschränken lassen. Und umgekehrt ist es für zauberware kein Problem, wenn ein Teammitglied den Wohnort ändert. Um mit diesem Modell erfolgreich sein zu können, verwenden wir bestimmte Tools, um unsere Zusammenarbeit abzustimmen. 

Business

An einem fixen Firmenstandort kann jederzeit das gesamte Team an einen Tisch geholt werden. In einem Remote-Team braucht man die richtigen Tools, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf demselben Informationsstand sind, am gleichen Strang ziehen, um sich nicht alleine gelassen oder abgehängt fühlen.

Wichtig ist neben der Funktionalität vor allem, dass die Benutzung Spaß macht, das Design passt und man sich zu Hause fühlt. Das war eine der Lektionen, die wir relativ hart lernen mussten. Unsere anfängliche Fokussierung auf Funktionsumfang und flexiblen Anpassungsmöglichkeiten hat uns Tools eingebracht, die einfach nicht vernünftig genutzt wurden.

Klassische Tools für den Design-Prozess und die Software-Entwicklung an sich wie Sketch, Zeplin oder git spare ich hier erstmal aus. Das ist wird einen eigenen Beitrag füllen. Hier geht es vor allem um die Zusammenarbeit und Erledigung an und von Aufgaben.

Nach einer jahrelangen Odyssee über zahlreiche Tools von targetprocess, über basecamp, trello und jira, um wirklich nur einen Teil zu nennen, inklusive einer zeitweise genutzten Eigenentwicklung, sind wir aktuell bei folgendem Toolset angelangt:

Teamwork für das Projekt- und Aufgabenmanagement

Durch das überzeugende Design und den Funktionsumfang macht es wirklich Spaß, damit zu arbeiten. Es gibt Aufgabenlisten und Boards, die sich intuitiv und flexibel nutzen lassen.

Teamwork Project

Neben der reinen Verwaltung von Aufgaben können wir auch direkt die aufgewendete Zeit tracken und diese auch als beim Kunden abrechenbar (oder nicht) definieren. Zeiten lassen sich direkt in Rechnungen zusammenfassen und geeignet exportieren. Der Export ist noch nicht perfekt, aber ausreichend. Ideal wäre natürlich eine direkte Erstellung der Rechnungen mit allen rechtlichen Informationen, was aber leider noch nicht möglich ist. Einige Buchhaltungsprogramme können bereits angebunden werden, diese sind aber eher auf den US-Markt fokussiert.

Wir binden bei größeren Projekten unsere Kunden direkt in Teamwork ein. Die Bedienung ist extrem einfach und hat noch keinerlei Probleme bereitet. Eine Schulung unserer Mitarbeiter war nicht nötig. Dabei ist der Funktionsumfang dennoch sehr umfangreich, nur sind einige Funktionen erst auf den zweiten Blick auszumachen und verwirren den Wenignutzer dabei kaum.

Preislich für unsere Anforderungen fast unschlagbar, da die verfügbaren Abos alle unlimitierte Nutzer ermöglichen und nur die Anzahl der aktiven Projekte einschränken. Derzeit schwanken wir zwischen 30 und 40 gleichzeitig aktiven Kunden- und internen Projekten, kommen also mit der kleinsten Variante noch sehr gut aus.

Die zusätzliche Komponente Teamwork Chat nutzen wir übrigens nicht. Diese ist aktuell noch im Beta-Stadium und funktioniert vor allem auf Android-Devices eher schlecht.

Es gibt natürlich eine gratis Test-Version: https://www.teamwork.com/frien... (gerne Zugriff über unseren Affiliate-Link. Wenn der benutzt wird, werden wir mit Geld nur so überschüttet ;) ).

Teamwork Desk für Kundenanfragen und als Email-Ersatz

Ein top integriertes Service Desk, welches nicht alle Funktionen eines Zendesk anbietet, dafür aber einen direkten Zugriff auf Teamwork zulässt

Hier können beispielsweise zu Kundenanfragen direkt Tasks erstellt und eingesehen werden.

Teamwork Desk

Bei Mails, welche auch für andere Teammitglieder als Informationsquelle wichtig sind, nutzen wir Teamwork Desk nicht nur für eingehende Anfragen, sondern mißbrauchen das Tool als kompletten Email-Ersatz.

Preislich ist es vergleichbar mit den Mitbewerbern auf dem Markt. Schön ist, dass man für Accounts, die nur Zugriff auf die Informationen bekommen, also selbst keine Kundenkommunikation vornehmen, nichts zahlen muss.

Wirklich schade ist allerdings, dass Emails nur an Teamwork Desk weitergeleitet werden können, also keine IMAP Synchronisation möglich ist.

Wie bei Teamwork Projects  gibt natürlich eine gratis Test-Version: https://www.teamwork.com/frien... 

Workplace von Facebook für Chat, interne Screensharing-Meetings und soziale Vernetzung

Wer Facebook kennt, kennt Workplace.

Facebook Workplace 

Es handelt sich um das relativ junge Firmenangebot von Facebook für Unternehmen. Im Grunde ist es eine Facebook-Instanz, nur für einen abgegrenzten Nutzer-Bereich.

Es gibt eigenständige mobile Apps, die sich parallel zu den normalen Facebook Apps installieren lassen.

Beim Chat gibt es auch eine Video- und Screensharing-Funktionalität, die wir für interne 1-1 Meetings nutzen. Leider können keine externen Personen zu den Webmeetings hinzugefügt werden und Webmeetings mit mehreren Personen sind nicht möglich. Daher verwenden wir zusätzlich ein Tool dazu.

Neben aller Kritikpunkte, die wir auch selbst an Facebook haben: Es wird genutzt, es vernetzt uns und es macht Spaß.

Amazon Chime für Webmeetings 

Für Webmeetings mit mehreren Teilnehmern und in Fällen von telefonischer Einwahl aus unterschiedlichen Ländern, nutzen wir den neuen Amazon Chime Service.

Es gibt nur wenige Lösungen, die nicht rein auf WebRTC basieren, sondern vor allem eine gleichzeitige Audio-Verbindung via Rechner und Einwahl per Telefon bereitstellen und das in zahlreichen Ländern.

Preislich ist Amazon Chime in Ordnung, allerdings sind die telefonischen Einwahlnummern recht teuer und Nummern, die nach Festnetz aussehen, sind es dann am Ende nicht.

Derzeit ist es für uns die beste Lösung, die der Markt zu bieten hat. Weitere mögliche Tools wären Webex, die wir lange vorher genutzt haben, und TeamViewer, bei dem nicht nur eine Übernahme des anderen Rechners, sondern auch Webmeetings möglich sind.


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